NHKで、かつて放映したテレビ番組を再映する「NHKアーカイブス」という番組が人気を博し「アーカイブ」という言葉がひろく普及してきたようです。

"archive（アーカイブ）"の元来の意味は大きく分けて二つあり、「歴史的資料」「古文書」という文書群をさす場合と、「公文書館」「記録保管所」 など資料の所蔵機関をさす場合があります。どちらの場合も、正しい英語では複数形でarchives、発音は「アーカイブズ」になります。

狭義では、すでに使われなくなった「非現用資料」を「アーカイブ」とよび、現用資料record「レコード」と区別しています。アーカイブの管理者をアーキビスト、レコードの管理者をレコードマネージャーとよびます。

日本語で「企業アーカイブの構築」などという場合には、アクセス可能な状態に整理されている資料群、施設という意味合いが付加されます。古い資料をただ単に積み上げておいても役に立ちません。アーキビストによって収集され、分析、整理され、保管、公開されて、初めて役に立つ、有効に活用される「アーカイブ」になると言えるでしょう。

日本の公文書に関しては、昭和63年に「公文書館法」が施行され「国、地方自治体は歴史資料として重要な公文書等の保存、利用に関し適切な措置を講ずる責務を有する」ことになりましたが、どのような資料が「重要」なのかは明記されず、「適切な措置」についても、具体的な規定がありません。このことに象徴さ れるように公文書アーカイブの保存・公開の体制はまだ十分に整っていません。また、アーキビストについても、日本には公的な養成機関や資格制度がなく、諸外国から大きく立ち遅れています。

企業のアーカイブについては、経理・税務関係書類などに法令で定められた保存年限があるだけで、それ以外の処分は各企業の判断に任されています。かつては、古い資料は捨てることが「美徳」とされ、社屋の移転のたびに散逸するのが常でした。しかし、近年になって、アーカイブを整備することの意義が見直されつつあり、資料の電子化や共有化をすすめる企業が増えています。