資料の電子化やデータベース作成などにあたり、お客様からよく訊ねられるのは、記録メディア(媒体)やソフトウェア(アプリケーション)が「いつまで、もつのか」ということです。実は、いずれについても、予測が困難というのが正直なところです。メディアについては、そのときの最新のメディアに逐次コ ピーをしていくことで、将来も読み出すことが可能、と言うことができます。
ソフトについては、どうでしょうか。

これまでの例をみても、ソフトウェアは、かなりの頻度でバージョンアップされます。また、突然製造・販売を打ち切ってしまうこともあります。バージョンアップしても、通常は新旧互換性があって、新しいソフトで古いデータが読み出せますが、ソフトによっては、また同じソフトでもあまり古いバージョンになる と、読み出しも書き込みもできなくなってしまうことがあります。
こうなると、完全にお手上げです。

では、どのようにしたらデータを守れるでしょうか。ひとつの対策としては、ベースとなるデータをソフトウェアに依存しない、プレーンなかたちで保存しておくことです。具体的には、拡張子.txtのテキスト形式、表計算ソフトなら拡張子.csvのCSV形式で保存しておきます。この種のファイルは、たいていのソフトから読み出すことが可能です。

ここで注意すべきは、入力時に「機種依存文字」を使わないことです。○囲みの数字や、(株)、Tel などの記号を全角1文字に収めているもの、特殊記号などは機種依存文字で、機種が変わると文字化けを起こします。また、表計算ソフトでは、「03」と 「3」を区別する場合などＣＳＶ形式に変換する前に、若干の注意が必要です。

もうひとつの方法は、プリントアウトしたものを画像ファイルにして保存しておくことです。現在一般的に使われているjpegやgifといった保存形式は、ソフト(ビューア)が変わっても見られなくなるということは当分ないと思われます。また、画像のファイル変換はテキストに比べると安定しています。これらの画像から、OCRソフトを使ってテキストを抽出するなどして、もとのファイルを復元することも可能です。