第36回のコラムにて、「record」の語源を述べましたが、そこでISO15489に触れました。今回はこの内容を紹介します。

21世紀に入った2001年、ISO15489が制定されました。これはISO9000シリーズ、14000シリーズのような認証系ではありませんが、これらシリーズに対応した記録管理に関する品質プロセスの枠組みを支援するグローバルスタンダードです。わが国でも2005年に、JIS X 0902-1として、規格が定められました。

このなかでは記録管理の求められる特性として「業務の継続的遂行を支え、規制環境を順守し、必要な説明責任を提供するためには、組織は、必要な期間中、真正で信頼でき、利用できる記録を作成し、維持し、それらの記録の完全性を保護することが望ましい」と説明されています。業務の継続性、コンプライアンス、 アカウンタビリティーを果たすためには、記録の真正性・信頼性・利用性・完全性が求められるということです。以下この四つについて説明してみましょう。

・真正性(Authenticity)
記録がまさに本物であるということ。それには、その記録が権限のある人によって作成され、送付されたものであるということ

・信頼性(Reliability)
記録が組織の業務や活動を正確に表しており信頼に足り、証拠となりうるということ

・完全性(Integrity)
記録が作られたあと、変更されていないこと。また権限に基づかない変更から守られていること

・利用性(Usability)
記録の所在場所が分かり、記録を生み出した組織活動と一緒に提示可能なこと。業務処理そのものが記録によって理解可能ということ

記録の持つべき真正性・信頼性・完全性・利用性が示されることによって、資料の管理が単なるファイリングに留まらず、個々の記録がどのように組織活動と絡むのかが明確に定まるのです。ISO15489（JIS X 0902-1）は、我が国にも着々と普及しているところです。