年々嵩む文書の保管コストを削減するため、倉庫に保管している文書を整理したいという相談をよく受けます。

文書のなかには、法律で保存期間が定められたものがあります。法定保存期間満了後も組織運営上保存が必要な文書や、法律では保存期間が設定されていないものの、組織としての説明責任を果たすために、しっかりと保存、管理すべき文書もあります。

倉庫に保管されている文書の多くはそのような文書のため、安易な廃棄により、倉庫費用を減らすわけにはいきません。

保管スペースを減らし、倉庫費用を削減する方法としては、

1.保存期間を超えて保管されている文書の調査、保存継続に関する検討
2.社内の文書管理規定上の保存期間の見直し、
3.廃棄されない、あるいは廃棄までの期間が長い永年保存あるいは長期保存文書を、マイクロフィルム化あるいは電子化し、原本を廃棄することによる保管スペースの縮小
4.今後発生する文書のペーパーレス化等

が挙げられます。

マイクロフィルム化、電子化に関しては、媒体変換後のものが原本と同じ法的有効性をもつための条件が法令で定められていますので、それらに則って行なわれる必要があります。文書管理規定の保存期間設定の見直しは、法律や、対象文書の位置づけ等を考慮のうえ、慎重に行われる必要があります。

膨大な文書をマイクロフィルム化、あるいは電子化しようとすると、それなりの経費がかかりますが、長い目で見れば、物理的な分量を減らすことによる保管コ スト削減効果は大きいものがあります。長期的な視野の下、無理なく計画的に処理し、徐々に倉庫費用削減を図ることをお勧めします。必要となる事前調査、適切な変換媒体の選択、組み合わせはケースにより様々です。お気軽にご相談ください。